Office 365教育版助力校园管理迈入云时代

2016-11-29

南京师范大学早在2006年就将校园信息化建设列为校园建设重点项目,在将近十年的时间里,学校积累了大量的教学、科研及管理等方面的资料。但是今天,传统的数据管理方式已无法胜任文档管理和内部协作需求。将校园信息处理系统升级为Office 365教育版,把校园带入云时代,成为了南京师范大学信息化建设管理处的首选方案。

南京师范大学信息化建设管理处处长毛明荣表示:“微软Office 365教育版在我们为校园提供云服务方面,有着很好的优势。它不仅可以为教职员工提供账号和各种服务,还可以为学生提供账号和服务。这些服务涵盖了从邮件、网盘到协作网站等各方面,从而为整个学校步入云时代,打下良好的基础。”

资料繁多? OneDrive for Business提供一站式解决方案

Office 365教育版提供的协作式网盘解决方案OneDrive for Business,是学校老师们高效管理学校内部资料的得力应用。无论是私人文件夹方式,团队文档库方式,还是公共资料库方式,使用者都可以随时随地访问。面对大量文档,可以使用Office 365提供的搜索引擎,快速精确定位目标文件。不把时间浪费在翻阅文件上。更可实现多位老师可以同时编辑同一份文档,极大地提高了文档的编辑处理速度。

有了稳定的工作平台和方便的协作工具,南京师范大学老师们可以随时随地的进行教学、科研和创新工作,最大限度地利用团队合作的优势。用户之间的资料传递与交换,不再需要用超大附件发送、U盘拷贝或是网盘下载。OneDrive for Business有方便的资料共享功能。资料传递云端完成,并可用Office Online直接打开和编辑,不必下载,极大地提高了文档的安全性。

升级后的资料处理系统让老师们的工作更加高效。南京师范大学信息化建设管理处的陈思捷老师表示:“利用Office 365文档解决方案,能很方便地管理部门内部的相关技术文档。我们可以通过关键字搜索的方式轻松地实现查找,而且还可以让文档在部门内部实现共享。”

数据收集效率低?SharePoint Online轻松应对

不论是对于负责教学工作的老师还是学校管理者,数据收集都是一项重点工作。及时、准确的得到数据反馈,可以帮助决策者及时了解状况并发现存在的问题。

但数据收集是一项需要投入大量精力的工作。用传统的方式,数据收集的发起者需要学校信息管理处协助完成工作。不但增加了信息管理处的工作压力,也降低了数据收集的效率和时效性,结果往往事倍功半,成了一项让人头疼的工作。

部署Office 365教育版之后,南京师范大学的老师和管理者只要使用SharePoint Online功能就可以简便地完成数据收集。进行数据收集工作的老师,现在可以直接在SharePoint Online中新建问卷,或导入用Excel做好的问卷。如果需要其他部门修改,也只需要分享一个链接,即可在线编辑,完全不必担心版本混乱或难以整合多方意见。

全新的数据收集方式,不需要印发纸质文件,也不需要发送大量电子邮件。利用SharePoint Online生成的网页链接,就可完成工作。受访者可以在手机、平板或电脑等任何设备上填写问卷,这也使得收集的数据更加规范。SharePoint Online收集的数据,更可以方便的导出为电子表格,方便存档或进一步分析。

借助SharePoint Online,简化了收集工作,极大地增加了数据的时效性和有效反馈率。发起数据收集的老师和管理者工作更高效。学校信息化建设管理处的工作人员也减小了工作压力,不再进行无意义的重复劳动。

Office 365让数据分析更简单

得到数据只是开始,数据分析和处理才是真正复杂棘手的工作。在Office 365中,使用者可以找到全套的数据处理工具。老师们熟悉的Excel当然也在其中。

Office 365中更强大的Excel是老师们的得力助手。通过Excel的数据透视功能,轻松发现数据之间的关联,理清数据逻辑。最新的图表工具,可以方便的将数据变成图表。PowerView,更可以让数据变成动态图;使用PowerMap功能,让地图上的数据会“说话”。而这些工具,大多都采用推荐式操作,不需要进行繁琐的数据准备工作,只需要选择不同的数据即可得到相应的结果。

Office 365中实用的工具对于学校管理和在校学生有着切实的意义。陈思捷老师认为:“通过数据分析,我们可以清楚直观地看到学生们在各教学楼、各教室之间奔波的距离,及时调整课程的安排,尽量让学生们少跑冤枉路。”

Office系列软件是很多老师最熟悉也是使用时间最长的软件。部署Office 365,现有文档都可以继续使用。办公软件升级不会造成数据浪费。而对于信息化建设管理者来说,升级到Office 365不但更加简便,且不会产生额外的培训成本。

Office 365实现学生社团工作可持续发展

学生社团活动是一所优秀大学的重要组成部分,对于推动学校发展有着重要作用。南京师范大学非常重视学生社团的发展,在部署Office 365之前,使用传统的社团管理方式。学生社团频繁的人员更迭,成为了阻碍社团持续稳定发展的障碍。

南京师范大学信息化建设管理处的老师们利用Office 365集成式应用与数据管理功能,帮助学生社团工作实现可持续发展。现在,学生社团的工作和资料,不再由学生个人保管和管理。学生负责人使用学校信息化建设管理处提供的学生社团专用账号,就可以随时随地获得邮件、网盘、协作站点、在线沟通及Office软件等全部的Office 365应用。

由于Office 365贯穿全部应用的集成性,即使出现人员的更迭,只需要学校的信息化管理处变更相应的账号,学生社团工作就可以持续进行。接手的同学能够随时查看到以往所有的社团活动记录和资料。学生社团工作的管理和交接变得更加方便和稳定,为建立稳定和谐的学生社团奠定了管理基础。

对于南京大学信息化建设管理处的老师来说,集成式的管理简化了工作内容,只需做账号管理的相关工作。通过权限分配,就可以让职能部门和学生社团自我管理。这种高度集成的数据管理与应用,不但方便了学生社团管理,更对学校的各个职能部门出现的人员变动和工作交接有更加直接的帮助。利用Office 365,南京大学信息化建设管理处的工作变得简单且灵活。

学校师生的理想选择 享受优惠服务与技术支持

南京师范大学选择使用Office 365作为办公系统解决方案,极大的提高了学校的办公效率,也降低了学校信息化建设管理处的工作压力。用极低的资金和人力成本,为全校师生提供了世界领先的办公软件。学校管理者现在能够更加轻松地维护校园学习和生活环境的安全、高效与合规。

在微软“移动先行云先行”大战略背景下,学校管理者选择Office 365不仅意味着为学校部署顶尖办公软件,更重要的是可以享受微软提供的完整服务。不同于以往的产品,Office 365是采用持续更新模式,软件与服务一体。中国教育用户亦可通过新上线的在线支付服务直接在线下单支付,购买与部署针对教育机构的Office 365产品整合方案。学校信息决策者选择部署Office 365更加简单快速,同时也完全没有后顾之忧。

目前已有多家“985工程”及“211工程”重点院校选择Office 365教育版作为学校云办公软件。可以说, Office 365集成式解决方案,已经成为衡量学校教育信息化水平的关键指标之一。以微软强大的技术实力作为依托,方便高效的Office 365教育版作为工具,使得高校管理者及全体师生前所未有的轻松迈入云时代。